Sie werden ständig von neuen Nachrichten abgelenkt, können sich kaum noch auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren, übersehen die wirklich wichtigen Informationen? Hier stellen wir Ihnen einfache Massnahmen vor, die E-Mails einzudämmen und wichtig von unwichtig zu scheiden.
Feste Zeiten zum Lesen und Bearbeiten der E-Mails
Die Briefpost kommt einmal am Tag zu Ihnen. Sie sehen diese in einem Rutsch durch und stapeln nach Wichtigkeit. Warum tun Sie das nicht auch mit den E-Mails? Es ist gar nicht erforderlich, jederzeit sofort die Nachrichten zu lesen. Effizienter arbeiten Sie, wenn Sie die Benachrichtigung über „Neue Nachrichten“ Ihres E-Mail-Programms abschalten. Es hat sich bewährt, einmal am Tag, am besten nach Erledigung einer komplizierteren Aufgabe, die Nachrichten zu lesen, zu sortieren und sofort zu beantworten, soweit es schnell geht.
Filter verringern die Menge an Nachrichten
Jedes E-Mail-Programm verfügt über die Möglichkeit, Nachrichten zu filtern. Neben Spamfiltern, die unerwünschte Post aufhalten sollen, können Sie z. B. einen Ordner für Newsletter einrichten, in den dann automatisch alle entsprechenden Nachrichten verschoben werden. Das gleiche gilt für alle Absender, deren Nachrichten Sie nach einmaliger Einrichtung in spezielle Ordner verschieben lassen.
Wichtige Nachrichten zu Aufgaben umfunktionieren
Die E-Mail-Programme bieten die Funktion, eine Nachricht in eine Aufgabe zu verwandeln, indem man sie einfach in den Kalender verschiebt. So haben Sie Ihre Aufgaben immer im Blick. Sie können den Titel ändern, Stichworte notieren, um erste Gedanken zum Thema nicht zu verlieren.
Termine nicht per E-Mail vereinbaren
Das kostet bei mehreren Teilnehmern viel zu viel Zeit. Besser ist eine telefonische Vereinbarung. Gerade bei grösseren Besprechungen bietet sich ein Tool wie doodle.com an. Hier stellen Sie Termine zur Auswahl ein, jeder Adressat trägt ein, an welchem Termin er kann. So erhalten Sie eine sinnvolle Übersicht.
